Trenger jeg egentlig et kontraktsarkiv?

Trenger jeg egentlig et kontraktsarkiv?

Informasjonen en virksomhet besitter – hjernen i selskapet – styrer hvor effektivt og lønnsomt selskapet vil være på sikt. Kontrakter er en betydelig del av denne informasjonen, og er på mange måter limet som holder det sammen. Kontraktene holder informasjon om kunder, leverandører, kreditorer, ansatte, utleiere etc. Å kjenne til disse avtalene er å kjenne til bedriftens kjernevirksomhet. Innholdet og betydningen av disse avtalene må ivaretas. Men på hvilken måte?

I 2018 lanserte Canon en plattform for digital signatur – Canon eSign. I løpet av det siste året har vi sett at flere av våre kunder ønsker å ta steget over til å kun benytte seg av elektronisk signering, for å få en mer effektiv arbeidsflyt og for å øke kontrollen på avtalene i omløp. Etter hvert som flere tar i bruk en løsning for digital signatur, oppstår spørsmålet rundt kontraktsarkiv – hva gjør du med avtalene dine etter at de er ferdig signerte?

Blir de liggende i e-arkivet i din løsning for e-signering? Lagres de på en intern filserver? Eller har dere kanskje et dokumenthåndteringssystem som lagrer dette videre for dere? Og hvis du ikke har en ordentlig løsning på dette, bør du investere i det?

Å investere i et kontraktsarkiv med arbeidsflyt og automatisk varsling vil nesten utelukkende være positivt for din kjernevirksomhet.

Å ha et kontraktsarkiv med arbeidsflyt og varslinger når blant annet avtaler nærmer seg fornyelse, vil gi deg enda bedre kontroll på de virksomhetskritiske prosessene i selskapet. Avtaler fra leverandører du ikke tenker stort over kan bli kritiske dersom de får løpe lengre enn planlagt, og viktige avtaler som er kritiske å reforhandle kan løpe over i ny periode – uforhandlet og med potensielt unødvendig høye kostnader.

Spørsmålet bør derfor ikke være om man trenger et kontraktsarkiv – men i hvilken grad man trenger det.

Der noen bedrifter trenger en tyngre løsning med rik funksjonalitet som prosjektstyring, valutakontroll, oversikt over hele organisasjonens eiendeler etc., ser vi at det er mange som klarer seg med en mindre investering der tilgangskontroll, sikker lagring, arbeidsflyt og automatisk varsling står i fokus.

Mitt beste tips før man begir seg ut på leting etter en løsning for kontraktshåndtering, er derfor å avdekke behovene i din organisasjon. Kartlegg hva dere i realiteten virkelig trenger av funksjonalitet – og vurder deretter. Mange ville blitt overrasket over hvor liten investeringen faktisk trenger å være for å få kontroll over den virksomhetskritiske informasjonen.

 

Les mer om kontraktsarkiv og hvordan Canon kan hjelpe her:

Siril Jacobsen

 

Siril Jacobsen
Forretningsutvikler
Information Management
Canon