Ta sommerferie med god samvittighet med disse fire grepene

Ta sommerferie med god samvittighet med disse fire grepene

Juli er her, og for mange betyr det sommerferie og et lengre opphold med fri fra jobben. Vi er alle tjent med å koble av i ferien. All forskning tyder på at man yter bedre på jobb etter at man har hatt en avslappende ferie, og man kommer tilbake med ny giv. Men, ifølge et forskningsprosjekt utført ved Radboud Universiteit i Nederland, begynner de positive effektene av ferien å forsvinne allerede etter første uken.

Nordmenn er faktisk blant de som oftest sjekker jobbmail på ferien, noe som kan forklare hvorfor feriens effekter forsvinner så raskt. For å virkelig klare å gi kropp og sinn den hvilen man trenger, må man klare å koble ut jobben.

Vi gir deg fire ting du og din bedrift kan gjøre for å sikre at ikke jobben forstyrrer ferieidyllen.

  1. Skru av e-post varsling uten at det går på bekostning av viktige avtaler.

Noen ganger må man være tilgjengelig uansett hvor man er. Kundeforhold skal vedlikeholdes, og kontrakter og andre avtaler må kanskje signeres, selv om du er på ferie. Men dette betyr ikke at du må ha på forstyrrende e-post varslinger på mobilen. Må noe signeres, og du må gå og vente på en e-post med informasjon om detaljene? Sørg for at virksomheten din har anskaffet en løsning for e-signering før ferien avvikles. På denne måten kan du få en SMS med link til dokumentet du skal signere på mobilen, og du slipper å sjekke innboksen fordi du er redd for at du har gått glipp av viktig informasjon. Skru av e-post varslingen på mobilen og nyt ferien!

  1. Ha en felles dokumentplattform

Du vet sikkert akkurat hvor den kritiske informasjonen til dine arbeidsoppgaver er lagret – kanskje er det på din egen mappe på skrivebordet ditt. Det er fristende for mange å gå i denne fellen, men når man skal ta ferie er dette et svært sårbart system, og det kan føre til mye unødvendig mas på e-post og telefon fra dine kollegaer som må løse oppgavene mens du er borte. Sørg for at dere har en god, felles plattform for dokumenthåndtering, der man gjennom enkel tilgangsstyring kan sørge for at de riktige menneskene har tilgang til riktig informasjon, og du reduserer tiden du må bruke i ferien på å bekymre deg for at oppgaver blir løst mens du er borte.

  1. Skaff deg en digital vikar

Er du den eneste som kjenner alle stegene i en prosess ut og inn? Manuelle og repetitive prosesser er ofte personavhengige fordi en ansatt gjør den samme prosessen flere ganger, og blir til slutt ekspert på disse prosessene. Men når man har ferie og ikke er tilgjengelig, kan dette bli en utfordring. Sørg for at de repetitive, manuelle prosessene er tatt hånd om, selv om du er på ferie. En digital medarbeider kan ta for seg de repetitive oppgavene som utføres i virksomheten, så lenge man tar seg tiden til å sette opp de riktige reglene som den digitale medarbeideren skal følge.

  1. Sørg for at informasjonen er søkbar for de som trenger den

Forskning viser at 20% av den enkeltes arbeidstid brukes på å lete etter informasjon som ligger ustrukturert i ulike fagsystemer, i hodet til en kollega, på en post-it lapp på pulten. Hvis en kollega trenger informasjon du sitter på mens du er på ferie, vil disse 20% påvirke din ferietid i form av telefonsamtaler og e-poster. Ved å anskaffe en god løsning for internt virksomhetssøk vil all nødvendig informasjon bli tilgjengeliggjort på en enkel måte på tvers av systemer, og dine kollegaer vil ha direkte tilgang til alt som kreves for å utføre sine oppgaver, uten å måtte kontakte deg i ferien.

Ønsker du å lære mer om hvordan Canon kan hjelpe deg med en mer effektiv hverdag?
Ta kontakt med oss under.

Forfatter:

Siril Jacobsen

 

 

Siril Jacobsen
Forretningsutvikler
Information Management
Canon