Hvilke grep kan man ta for å sørge for et sikkert printmiljø?

Hvilke grep kan man ta for å sørge for et sikkert printmiljø?

Å sette sikkerheten i førersetet har aldri vært viktigere enn i dag. Organisasjoner møter daglig utfordringer knyttet til personvern av kunder og ansatte, industrispionasje, og håndtering av konfidensiell informasjon. Med GDPR-forordningen og EU-direktiv om håndtering av personopplysninger å rette seg etter i tillegg, blir situasjonsbildet uoversiktlig og vanskelig å navigere for den enkelte organisasjon.

I dette blogginnlegget tar jeg for meg noen grep man kan ta for å sørge for at organisasjonens printmiljø er så sikkert som mulig, uten at dette går ut over effektiviteten til de ansatte.

Her er tre steg man kan ta på veien mot et sikrere printmiljø

Kartlegg dagens situasjon

Ved å sette seg ned for å kartlegge dagens print-situasjon, kan man raskt avdekke potensielle sikkerhetsbrudd. Etabler så en plan og metode for å innføre de nødvendige endringene, enten selv, eller i samarbeid med en tredjepart. Kontinuerlig gjennomgang av tjenester, drift og rutiner vil øke sikkerheten samtidig som det sørger for en mer effektiv hverdag.

La en profesjonell tredjepart drifte løsningen din

Ved å ta i bruk print som en tjeneste i stedet for å drifte selv, vil organisasjonen din stå sterkt i møte med dagens sikkerhetsutfordringer rundt dokumenthåndtering. En tredjepart som drifter og overvåker løsningen kan enklere forhindre sikkerhetsbrudd, og avlaste IT avdelingen. Lær mer om print som en tjeneste i dette blogginnlegget.

Knytt printrettigheter opp til adgangskort

«Follow me-print» er en av fordelene du får med print som en tjeneste, og er et verdifullt verktøy når sikkerhet står i fokus. Filen den ansatte sender til utskrift er da lagret på en server, og hentes opp når adgangskortet registreres på en maskin. Dette sikrer at ingen dokumenter blir liggende lagret ubeskyttet på selve printeren. Ligger filer av det som har blitt skrevet ut lagret på en printer, kan det medføre en potensiell sikkerhetsrisiko. Ved at de ansatte må bruke et gyldig adgangskort for å få skrevet ut noe, vil du også beskytte deg mot at uvedkommende får tilgang til en PC, printer ut dokumenter fra denne, og får tak i informasjon på denne måten. Har du ikke et adgangskort, får du heller ikke rettigheter til å skrive ut dokumenter.

Ting som blir skrevet ut av en ansatt, blir heller ikke liggende på en printer uten å bli hentet. Vi vet alle hvordan det i en hektisk hverdag fort kan bli til at man glemmer de dokumentene man sendte til print.  Man mottok kanskje en telefonsamtale eller fikk besøk på kontoret, og dokumentene blir liggende uavhentet på maskinen nede i gangen. Inneholdt disse dokumentene sensitive opplysninger, eller opplysninger som rammes av personvernlover, har et alvorlig sikkerhetsbrudd oppstått.

Sikkert, kostnadsbesparende og miljøvennlig

I tillegg til at dette gjør din organisasjons dokumenthåndtering mye mer sikker, vil det også føre med seg både lavere kostnader, og gjøre din organisasjon mer miljøvennlig.

Lavere kostnader fordi en ekstra «aktiv» handling fra brukeren, fører til mindre unødvendige utskrifter. Det at en ansatt må sende noe til print, gå fra pulten og fysisk hente opp dokumentet på en maskin før det printes, fører til et mer bevisst forhold til hva man printer, og hvorfor man gjør det. Vi ser også at ansatte har en tendens til å gå mer nøye gjennom at alt er riktig før de går til maskin for å printe, og dermed blir antall forsøk som havner i søppelen før riktig resultat oppnås, redusert betydelig.

Dette fører i sum til en mer miljøvennlig hverdag relatert til utskrift for din organisasjon. Færre utskrifter som går i søppelen betyr mindre energi, toner og papir brukt for din bedrift, samt i siste ledd mindre avfall som skal behandles og administreres.

 

Vil du lære mer om hvordan Canon kan hjelpe deg med å sørge for at ditt printmiljø er så sikkert som mulig? Last ned vårt dataark om Print som en tjeneste her:

Simen Teigen

 

Forfatter: Simen Teigen
Service & Support Professional
BIS Operations