Hvordan ta det første steget for å digitalisere ditt arkiv?

Hvordan ta det første steget for å digitalisere ditt arkiv?

Den teknologiske utviklingen i samfunnet har skutt fart. Dette påvirker arbeidshverdagen til bedrifter i alle størrelser, på tvers av bransjer. For å henge med og være konkurransedyktige, gjelder det å være tidlig ute med å ta i bruk digitale verktøy som effektiviserer prosesser i organisasjonen deres.

Men for mange bedrifter stopper dessverre digitaliseringsprosessen opp nærmest før den har begynt. Jobben blir for omfattende, og prioriteres ikke. En ond sirkel påbegynnes derfor, hvor man ikke har råd til å prioritere å digitalisere arkivet på bekostning av verdiskapende arbeidsoppgaver. Man taper også penger på å ikke være effektive nok, når man drasser med seg prosessforsinkende og tungvinte papirbaserte løsninger, i en ellers digitalisert arbeidshverdag.

Så hva kan man gjøre for å unnslippe den onde sirkelen? Hvordan kan man digitalisere arkivet uten at det går på bekostning av annet arbeid?

Under kan du lese om hvordan du kan ta det første steget til et digitalt arkiv.

 

Sett ut digitaliseringen av deres papirarkiv til en tredjepart.

Outsourcing av skanningarbeid er både smart og effektivt av flere grunner. Dere slipper å benytte interne ressurser til jobben, og deres ansatte får bruke sin tid på verdiskapende arbeid i deres organisasjon. Men ikke minst blir skanningsarbeidet utført av personer med høy kompetanse og erfaring innenfor området.

Ved at en tredjepart med ekspertise innenfor området blir satt til å digitalisere arkivet til bedriften, vil man enkelt kunne levere fra seg papirarkivet/papirene som skal digitaliseres, og få tilbake ferdig prosesserte og organiserte elektroniske dokumenter. Dokumentene blir naturligvis OCR-behandlet(Optical Character Recognition), som sørger for at all informasjon papirarkene inneholder blir fullt søkbar. Har dere da gode løsninger for oppbevaring, indeksering, katalogisering og gjenfinning av elektroniske dokumenter, vil det være enkelt og smidig å komme i gang med deres nye digitale arbeidshverdag. Det vil også være fordelaktig å investere i et dokumenthåndteringssystem som kan gjøre dette for dere automatisk, etter at jobben med å digitalisere arkivet er gjort.

Å digitalisere arkivet vil også bety økt grad av forutsigbarhet, og man vil være beskyttet mot ytre hendelser som kan skade informasjonen. Papir kan både brenne, bli vannskadet, kastes ved en feiltagelse og bli stjålet enkelt. Et digitalt arkiv kan derimot sikkerhetskopieres og krypteres, og er sånn sett mer beskyttet mot ytre hendelser som kan føre til at viktig informasjon går tapt. For ikke å glemme de dokumentene som rett og slett går tapt/ ikke blir funnet på grunn av det volumet med papir man har med å gjøre. Hverdagen går raskt litt smidigere når man kan utføre et elektronisk søk i stedet for å bla gjennom bunker med gamle papirer.

Økt digitalisering betyr økt konkurransefortrinn

Best av alt er alle de nye mulighetene som åpner seg når firmakritisk informasjon er lagret på en digital måte, og på en måte som gjør informasjonen tilgjengelig til bruk i andre effektiviseringsprosesser. Med deres nye digitale arkiv, kan dere nå for fullt gå inn i andre prosesser som vil effektivisere og forbedre deres firma. Slik kan dere sørge for at dere får et konkurransefortrinn i møte med andre aktører i deres bransje! Fremtidens suksessbedrifter er digitale, effektive og moderne, og gir kunden en sømløs opplevelse i hele deres digitale kundereise. Et godt første steg for å bli en slik bedrift, er å digitalisere deres arkiv og annen virksomhetskritisk papirbasert informasjon!

 

Vil dere vite mer om hvordan Canons skanningtjenester kan hjelpe dere i digitaliseringsprosessen?
Last ned vårt dataark om skanningtjenester her:

Simen Teigen

 

Forfatter: Simen Teigen
Service & Support Professional
BIS Operations