Fem grunner til at dine ansatte får en bedre hverdag med virksomhetssøk

Fem grunner til at dine ansatte får en bedre hverdag med virksomhetssøk

I de aller fleste bransjer er det i dag et stort fokus på effektivisering av arbeidsprosesser. Det viktigste man kan gjøre, er å arbeide smart og effektivt. Da vil man redusere unødvendig ressursbruk, og frigjøre ansatte til å fokusere mer av arbeidsdagen sin på verdiskapende arbeidsoppgaver

Et av de store områdene man kan effektivisere, er tiden de ansatte bruker på å lete opp intern informasjon, og tiden de bruker på å produsere dokumenter som allerede eksisterer i firmaets databaser. Fordelene med å ha et godt verktøy for virksomhetssøk er mange.

Under følger fem gode grunner til at din bedrift bør skaffe seg en smart løsning for virksomhetssøk!

Det fører til en mer effektiv arbeidshverdag

Opptil 20% av all tid på en arbeidsplass går med til å lete etter eksisterende informasjon. 20 % av en arbeidsdag er 1,5 timer per medarbeider, noe som vil si at det forsvinner én av fem arbeidsdager i uken per medarbeider til å lete etter eksisterende informasjon! Forbedringspotensialet er enormt. Med et godt verktøy for virksomhetssøk vil tiden deres ansatte bruker på leting etter eksisterende informasjon synke drastisk. Tiden spart blir frigitt til fokus på viktigere oppgaver.

Det gir økt kvalitet og enhetlig firmauttrykk

Tenk på de andre ansatte i firmaet. Vil du si at de generelt sett er dyktige medarbeidere? Forhåpentligvis er svaret ja! Da er det en stor fordel å enkelt kunne gjenfinne og gjenbruke dine dyktige medarbeideres allerede ferdig produserte dokumenter. Du sparer masse tid du ellers ville brukt på å gjenprodusere et dokument som allerede finnes. Kvaliteten vil enten økes ved å gradvis forbedre dokumentene, eller holdes på et jevnt høyt nivå gjennom gjenbruk av kvalitetssikrede dokumenter. Og dokumenter som brukes eksternt til kunder eller samarbeidspartnere, vil se like ut på tvers av firmaorganisasjonen, fordi dere vil sitte på en god bunke med standardiserte dokumenter. Et enhetlig uttrykk for firmaet gir andre et profesjonelt og godt inntrykk av deres bedrift.

Sikrer effektiv kompetanseoverføring i alle ledd

Et stort fokusområde i alle bedrifter er effektiv kompetanseoverføring. Det gjelder særlig i forbindelse med at en ansatt for eksempel blir langtidssykemeldt, går ut i permisjon, eller slutter. Arbeidsoppgavene han eller hun hadde i firmaet skal overtas av andre. Av en kollega, en nyansatt eller en vikar. Da er det  viktig at den nye personen som skal ta over, får så mye informasjon om arbeidsoppgavene som overhodet mulig. Har man tilgang til et godt verktøy for kunnskapsoverføring, vil det være mye enklere å gjenfinne informasjon og dokumenter som kan være til uvurderlig hjelp for den nyansatte. Det finnes kanskje dokumenter i systemene som enkelt beskriver arbeidsprosesser steg for steg? Eller kanskje det finnes ferdige arbeidsmaler også den nyansatte kan bruke? I så fall har både den nyansatte og firmaet spart seg for mye unødvendig prøving og feiling.

Et virksomhetssøk som er enkelt i bruk gir verdi til deres ansatte

Verdien i form av mer effektive ansatte som kan utføre mer verdiskapende arbeid enn å lete etter informasjon er åpenbar. Dette kommer til å synes i regnskapet til firmaet. I følge EUs forskningsenhet JRC har bedrifter som er gode på utnyttelse av intern kunnskap og kompetanse i snitt 14 prosent mer omsetning enn de som ikke er det. Så det finnes penger å hente på et mer effektivt virksomhetssøk. Men det finnes også andre fordeler som er vanskeligere å kvantifisere, men som er vel så viktige. En ansatt som slipper å krangle med tungvinte søkeløsninger og som ikke sliter med å finne informasjonen han/hun trenger, er en mer fornøyd, opplagt og kreativ ansatt, som sprer positiv energi til sine kolleger!

Et godt virksomhetssøk gir deg én bekymring mindre rundt GDPR

Et av de store temaene i bedriftsmarkedet i hele Europa det siste året, har vært GDPR, den nye europeiske personvernforordningen, og utfordringene denne skaper for bedrifter. Å sørge for at firmaet opererer i samsvar med GDPR-forordningen er helt nødvendig for alle bedrifter i Norge. Konsekvensene ved å ikke følge reglene kan i ytterste konsekvens være enorme bøter. Har ditt firma et godt verktøy for virksomhetssøk, kan alle personopplysninger dere har lagret på tvers av alle systemer, enkelt gjenfinnes for å behandles korrekt, eller for å utleveres dersom dere får en begjæring fra en person om innsyn i det dere har lagret om vedkommende.

 

Ønsker du å lære mer om hvordan Canon kan hjelpe din organisasjon med å løse dine utfordinger knyttet til informajsonshåndterring og søk?
Last ned vårt dataark om virksomhetssøk her:

Simen Teigen

 

Forfatter: Simen Teigen
Service & Support Professional
BIS Operations