Dokumenthåndtering fra Canon er fundamentert på Therefore™ program­­vare­­ som hjelper deg å håndtere all informasjon som en ressurs, skaffe innsikt i forretningen og automatisere og optimalisere forretningsprosesser.

Plattformen gir ett sted å lagre og arkivere all informasjon på en strukturert måte.

 

Dokumenthåndtering

Canon jobber aktivt med å hjelpe virksomheter med effektivisering og automatisering av arbeidsprosesser.
Gjennom ThereforeTM leverer og implementerer vi dokumenthåndteringsløsninger tilpasset dine arbeidsprosesser, slik at din virksomhet kan jobbe mer effektivt, sikkert og strukturert med dokumentene som er i omløp.

Vi sørger for at dokumentet er ivaretatt gjennom hele livssyklusen, fra opprettelse til distribuering, redigering og arkivering. Automatisk arbeidsflyt sikrer en effektiv dokumenthåndtering i alle arbeidsprosesser, og tilgangsstyring sørger for at kun de riktige personene har tilgang til sensitiv informasjon.

Therefore kan implementeres både lokalt og i skyen, og er i dag tatt i bruk av over 8000 kunder.

Kjernefunksjoner

  • Datafangst
  • Sikkerhet
  • Samhandling
  • Tilgjenglighet
  • Automatisering
  • Analyse

Datafangst

Datafangst

Trekk ut forretningsinformasjon uavhengig av kildens format.

Import og indeksering:
Enkel importering og indeksering av data. Informasjonen organiseres med metadata under lagring og arkivering som gjør det enkelt og raskt å gjenfinne essensiell forretningsinformasjon.

Brukervennlig:
Importer data fra digitale kilder til sentral lagring og arkivering effektivt med direkte lagring. Integrasjon med andre applikasjoner, drag-and-drop og automatisk import og indeksering gjør dette effektivt. Alle forretningskritiske dokumenter lagres sikkert fra Microsoft Office applikasjoner, ERP-systemer og andre tredjepartsapplikasjoner i et sentralt arkiv.

Automatisering:
Papirdokumenter kan skannes og indekseres direkte fra og automatisk klassifisering og datauttrekk er tilgjengelig med avanserte skanningsløsninger.

Sikkerhet

Samsvar og Sikkerhet

Canon ECM Plattform har verktøy som hjelper deg å sikre kritisk forretningsinformasjon ved å sørge for at kun autorisert personell kan aksessere dataene, sikre informasjonen mot eksterne trusler og backup.

Tilgangskontroll:
Kun autoriserte kan aksessere systemet. Tilgang kan gis med forskjellige nivåer til individuelle brukere og grupper for å kun lese, opprette eller endre spesifikt innhold.

Anti-tamper-tiltak:
Hver gang et dokument blir lagret blir det signert med en digital sikkerhetssignatur. Systemet verifiserer autentisiteten til signaturen hver gang dokumentet hentes for å kontrollere det for manipulasjon.

Disaster Recovery:
Dine data blir automatisk lagret på enhet for primær- og backup-lagring slik at dataene kan gjenopprettes i tilfelle en hendelse.

Samhandling

Informasjonshåndtering og samhandling

Forretningsinformasjon gir mest verdi når den benyttes aktivt i samhandling og når den bidrar til å arbeide mer effektivt og ta de rette beslutningene.

Samhandling:
Check-out-funksjonalitet og versjonskontroll sikrer at alle i teamet lett kan aksessere den sist oppdaterte versjonen av et dokument og det er enkelt å spore endringer. Systemet lar deg tildele oppgaver og sende dokumenter til andre brukere for videre bearbeidelse. Plattformen gjør det enkelt å dele informasjon og arbeide med dokumenter samtidig.

Integrasjoner:
Integrasjon med kjernesystemer som ERP, CRM og andre tredjepartsapplikasjoner gjør at du kan bryte ned informasjonssiloer og samle all viktig forretningsinformasjon på ett sted.

Retention Policy:
Ta vare på og beskytt forretningsinformasjonen gjennom hele livssyklusen. ECM plattformen gjør det enkelt å sette regelverk og rutiner på hvordan informasjon oppbevares og slettes. Dette bidrar til å opprettholde konfidensialitet og å være i samsvar med lover og regelverk.

Tilgjenglighet

Tilgjengelighet

Lett tilgjengelighet på forretningsinformasjon gir fleksibilitet og mulighet til å arbeide og ta beslutninger når man er på farten. ECM plattformen gir tilgjengelighet på den samme informasjonen uansett hvor du befinner deg, på flere teknologiplattformer.

Gjenfinning:
Effektivt søk og enkelt brukergrensesnitt gjør at du raskt kan finne og hente ut den informasjonen du trenger. Søk på dokumenter, metadata, eller finn spesifikt innhold i dokumenter. Highlighting av treff gjør at du finner det du leter etter raskt og slipper å lese gjennom treffene.

Tilgang:
Med sikker innlogging kan man aksessere informasjonen man har tilgang til via PC-klient, web og applikasjon til mobil eller nettbrett. Du kan redigere dokumentene i plattformen selv om du er frakoblet. Dataene synkroniseres når enheten er tilkoblet nett igjen.

Deling:
Del og samarbeid med personer både innenfor og utenfor organisasjonen. Det er enkelt å eksportere data, tildele oppgaver og dele informasjon via systemet og med integrasjon med e-post, eller informasjon kan deles og gis tilgang til via webportal med sikker innlogging.

Automatisering

Automatisering

Automatiserte arbeidsflyter lar deg strømlinjeforme forretningsprosesser og forbedre produktiviteten. Ved å la systemet håndtere arbeidsoppgaver, fordeling og oppfølging vil man frigjøre tid fra administrasjon. Det gir bedre effektivitet og mer konsistent verdiskapning.

Arbeidsflyt:
ECM plattformen har en kraftig arbeidsflytsmotor som lar deg automatisere arbeidsoppgaver og forretningsprosesser. Arbeidsflyter kan settes opp med parallelle oppgaver slik at flere personer kan arbeide samtidig mens systemet håndterer et bredt antall oppgaver automatisk. Eskaleringsprosedyrer, automatiske påminnelser og varslinger sørger for at arbeidsoppgaver følges opp og leveres innen tidsfrister.

Content Connector:
Content Connector overvåker inputfolder og mailbokser for automatisk lagring og indeksering av innkommende dokumenter. Det kan settes opp automatisk start av arbeidsflyter når det kommer inn dokumenter i en spesifikk mailboks eller input-folder.

Analyse

Rapporter og analyser

Standardrapporter og analyser gir vital forretningsinformasjon bruksverdi. Hold deg oppdatert med måleparametere som gir din organisasjon verdi for å håndtere endringer raskt.

Rapportering:
Standardrapporter kan settes opp for automatisk rapportering ved faste intervaller og gir god innsikt i prosesser, identifiserer flaskehalser og trender.

Sporing:
ECM plattformen gir komplett sporing av dokumentene og brukeraktivitet og sikrer fult samsvar med lover og sikkerhetsregler.

Avansert analyse:
Det er mulig å integrere med Microsoft® Power BI for å få dyptgående samtidsinformasjon og dashboards. Dette gir mulighet til å ha kontroll på KPI-er og organisasjonens status på et øyeblikk.

Tilleggsfunksjoner

  • E-signatur
  • Elektronisk skjema
  • Portal
  • NOARK 5
  • Search & Find

E-signatur

E-signatur

Digitaliser transaksjonsprosesser fullt ut med elektronisk signatur. Med E-signatur vil signeringsprosessen gå langt raskere og man vil ha full kontroll på dokumentene og tilgangen til dem. Man vil også oppleve bedre samsvar med policy og regelverk og man får en sertifisert signatur som bekrefter identiteten på de som skriver under digitalt.

Juridisk bindende:
E-signatur er en sterk signatur som følger E‑signaturloven. Signaturen er like trygg som en vanlig håndskrevet signatur, og er juridisk bindende. Du vil få et varsel på e-post eller SMS når du har et dokument til signering. Logg inn med en elektronisk ID (e-ID) som BankID, BankID på mobil eller Buypass. Skal du signere et dokument fra en offentlig virksomhet, kan du også logge inn med MinID eller Commfides.

Behovstilpasset:
Canon samarbeider med nasjonale, nordiske og internasjonale leverandører på elektronisk signering, og kan derfor integreres med flere ulike signeringsløsninger avhengig av ditt behov.

Vi er fleksible til å levere løsninger der for eksempel signering skjer i egen kundetilpasset portal, en leverandørs signeringsportal, eller via e-post.

Bedre brukeropplevelse:
Kunder og interessenter blir mer og mer vant at alt skjer via web og at man kan aksessere og gjøre oppgavene på digitale og gjerne mobile plattformer. Med E-signatur styrker man inntrykket av en profesjonell og digital organisasjon som arbeider effektivt med moderne arbeidsverktøy.

Elektronisk skjema

Elektroniske Skjema

Elektroniske skjema lar deg samle inn nødvendig informasjon på en effektiv måte både fra interne i organisasjonen og interessenter utenfor. I Therefore™ kan du lagre, administrere, oppdatere og håndtere alle elektroniske skjemaer. På denne måten kan du ha full kontroll på gjeldende skjemaer til forskjellige prosesser og holde styr på endringer. Med digitale arbeidsflyter kan prosesser med elektroniske skjema automatiseres. Analyseverktøyene gir mulighet for å dykke i innsamlede skjemadata.

Automatisering:
Automatiser datainnsamling og informasjonsinnhenting i standardiserte prosesser som innkjøpsforespørsler, registrering, undersøkelser eller søknader. Data importeres automatisk fra elektronisk skjema og kan sette i gang automatiserte arbeidsoppgaver for databehandling eller starte prosesser.

Sporbarhet og indeksering:
Data fra elektroniske skjema vil automatisk bli indeksert og man kan tillegge metadata for kategorisering, søk og gjenfinning.

Analyser:
Data fra elektroniske skjema er standardisert og enkel å måle. Dette gjør at man kan trekke ut verdifull informasjon fra statistikk som gir innsikt i status, trender og årsaker.

Portal

Portal

Portalløsningen gjør det enkelt å tilgjengeliggjøre informasjon og dokumentasjon til
personer og grupper utenfor nettverket og egen organisasjon på en sikker måte. Dette er en fin måte å la kunder eller andre interessenter enkelt finne dokumenter relatert dem selv, som for eksempel fakturaer, svar på søknader og lignende. Dette gir en god brukeropplevelse samtidig som det letter arbeidstrykket på kundeservice og organisasjonen for øvrig.

Høy sikkerhet:
Brukerne logger inn med unikt brukernavn og passord og vil kun få tilgang til de dokumentene og den informasjonen deres bruker er klarert for. Det er ikke tilgang til å gjøre endringer i dokumentene.

Del av egen webside eller intranett:
Løsningen kan settes opp som en del av egen webside eller intranettside hvor brukeren kan logge inn og finne sin informasjon.

Frigjør interne ressurser:
Mange bedrifter opplever at mange av forespørslene fra kunder omhandler fakturaer, ordredokumenter leveransbekreftelser som de tidligere har fått tilsendt, men ikke kan gjenfinne. Portalløsningen vil hjelpe med å avlaste denne typen spørsmål ved at kundene kan finne denne type dokumenter i sitt egne arkiv under sin bruker i portalen.

NOARK 5

NOARK 5 – Documaster Pro Arkiv

Documaster Pro Arkiv er en frittstående og systemuavhengig arkivplattform som på en enkel måte gjør det mulig å prosessere, langtidsoppbevare og gjenfinne data fra en rekke ulike kilder. Canon kan i samarbeid med Documaster tilby en Noark 5 godkjent arkivmodul som gjør det enkelt å arkivere, langtidsoppbevare og gjenfinne informasjon samtidig som gjeldende lover og forskrifter ivaretas. Løsningen tilfredsstiller Noark 5 kravet og er godkjent av Riksarkivet.

Frittstående NOARK-5 arkivkjerne:
Documaster Pro Arkiv er en frittstående og programvare-uavhengig løsning som er godkjent som Noark 5-kjerne for sakarkiv- eller fagsystem som er integrert med denne. Documaster tilbyr sikker arkivering av dataene og innehar funksjonalitet og godkjenning i henhold til gjeldende Noark 5 standard (indre kjerne). I tillegg støttes også en del funksjonalitet som beskrevet i Noark 5 ytre kjerne.

Sømløs integrasjon:
Documaster Pro arkiv er et standardprodukt som kan konfigureres og settes opp på ulike måter avhengig av bruksområde. Documaster Pro Arkiv integreres sømløst med Canons ECM programvareplattform Therefore™. På denne måten blir hele løsningen godkjent i henhold til NOARK-5 kravet. Brukere vil kun oppleve å arbeide i ECM plattformen, mens arkiveringen ivaretas i kjernen.

Enkelt å administrere:
Documaster Pro arkiv leveres med et webgrensesnitt der brukerne kan opprette, vedlikeholde og endre saksmapper, journalføre dokumenter/e-poster, skjerme data i henhold til hjemler i lovverket, samt klassifisere innhold. I tillegg er det et administrasjonsgrensesnitt for konfigurasjon av arkivkjernen, samt funksjonalitet for søk og filtrering på arkivert informasjon i arkivet (kun tilgang til informasjon i henhold til roller/rettigheter som innlogget bruker måtte ha). Det er mulig å implementere programvaren slik at det kan gjøres oppslag mot arkivet direkte fra fagsystem

Search & Find

Search & Find

Selv om man har en god ECM strategi som understøttes av gode verktøy vil man sitte med informasjon i mange kilder og verktøy. Canon Search & Find er en virksomhetsintern søkeløsning levert i samarbeid med IntelliSearch. Med Search & Find får du det beste verktøyet for å finne og gjenbruke informasjon, sikre kunnskapsdeling og øke samhandlingen. Verktøyet hjelper deg også med å identifisere hvor, og på hvor mange steder informasjonen ligger.

Out-of-the-Box:
Markedets beste «out-of-the-box» søkeløsning som søker på tvers av alle applikasjoner i virksomheten og gir brukere verdifull informasjon ved bruk av ulike relevans-teknologier og algoritmer. Søkemotoren finner all eksisterende informasjon som matcher søkeuttrykket. All tekst og egenskaper til dokumenter blir indeksert og søkbart.

Fleksibel, unik og enkel å bruke:
Search & Find er unik og eneste løsning i verden som lemmatiserer norske ord. Den store fleksibiliteten gjør informasjon og søk tilgjengelig fra mange ulike brukergrensesnitt. Løsningen er like enkel som Google og ingen opplæring er nødvendig. Kategorisering og drill-down spisser trefflisten.

Skalerbar og sikker:
Løsningen er svært skalerbar og støtter global arkitektur. Den kan utvides med tilkoblingspunkter i alle ledd og man benytter den eksisterende sikkerheten og tilgangskontrollen.

Konsepter innen dokumenthåndtering

Canon ECM plattformen har mange bruksområder grunnet den unike fleksibiliteten og det enkle brukergrensesnittet. Vi har god erfaring i å konfigurere løsninger innen flere bruksområder med samme plattform som utgangspunkt. Dette gjør anvendeligheten til løsningen svært stor, noe som gjør at den passer til og benyttes av alt fra enkeltmannsforetak til store globale konsern.

Digital HR

Digital HR:

Digitaliser HR-arkivet og håndter alle HR-prosessene digitalt. Digitale arbeidsflyter hjelper med å automatisere HR-prosesser som innfasing, administrasjon og utfasing. Flytt ressursbruken fra administrasjon til verdiskapende organisasjonsutvikling ved å automatisere oppgavefordeling og oppfølgingen.

Digitalt prosjekt

Prosjekt:

Håndter all dokumentasjon og korrespondanse i hvert enkelt prosjekt i en og samme plattform. Øk samhandlingen ved å gi prosjektgruppen tilgang til relevant informasjon og automatiser oppgavefordeling og oppfølging av arbeidsoppgaver i prosjektet. Versjonskontroll og sporbarhet er sikret automatisk i løsningen og den hjelper deg å flytte ressursbruken fra administrasjon til verdiskapende arbeid.

Digital kontraksbehandling

Digital Kontraktshåndtering:

Samle alle kontrakter relatert kunder, leverandører, ansatte eller drift av selskapet i en sentral løsning som sikrer full sporbarhet på endringer, versjonskontroll og automatisk varsling før en viktig kontrakt går ut. Dette hjelper å følge opp fornyelser og oppsigelser på i henhold til beste praksis. Sikkerheten og tilgang til dokumentene er godt ivaretatt.

Kundeservice

Kundeservice:

Samle alle kundedokumenter i en sentral løsning og vær i stand til å svare kunder og hente frem kundeinformasjon umiddelbart på forespørsel.

Digital logistikk

Logistikk:

Logistikk medfører mye viktig dokumentasjon relatert frakt, avsender, mottager, fortolling, klareringer og sikkerhetsdatablader. Ved å digitalisere all dokumentasjon vedrørende logistikken er kan du raskt finne dokumentasjon du trenger for å klarere en last og unngå forsinkelser i transport.

Vår digitale dokumenthåndteringsløsning dekker alle krav til lagring av toll- og andre logistikkdokumenter, og vil bidra til økt kvalitet, sporbarhet og sikkerhet gjennom hele logistikkprosessen.

Videoer

Sentrabord:
Tlf: 22 62 92 00

Support:
Tlf: 22 62 94 00
servicebestilling@canon.no

For generelle henvendelser, send e-post på im@canon.no